e-Devlet ve UYAP Üzerinden Dosya Takibi: Neyi Nasıl Görebilirsiniz

Dava veya icra dosyası olan kişilerin en çok merak ettiği konu, dosyanın hangi aşamada olduğudur. Bu bilgiye ulaşmak için adliyeye gitmek çoğu durumda gerekmez. Türkiye'de yargı işlemleri Ulusal Yargı Ağı Bilişim Sistemi üzerinden yürütülür ve taraflar kendi dosyalarını elektronik ortamda görüntüleyebilir. Aşağıda bu erişimin kapsamı, sınırları ve pratik kullanımı anlatılmaktadır.

UYAP nedir

Ulusal Yargı Ağı Bilişim Sistemi, kısaca UYAP, Adalet Bakanlığı tarafından işletilen ve mahkemeler, savcılıklar, icra daireleri ile diğer yargı birimlerini tek bir elektronik altyapıda birleştiren sistemdir. Dava dilekçesinin kaydedilmesinden kararın yazılmasına, tebligatın çıkarılmasından harç tahsiline kadar işlemler bu sistem üzerinde yürür.

Sistemin farklı kullanıcı grupları için ayrı erişim kapıları vardır. Hâkim ve savcılar, adliye personeli, avukatlar, bilirkişiler ve vatandaşlar kendi yetkileri ölçüsünde erişir. Vatandaşların kullandığı kapı Vatandaş Portal olarak adlandırılır.

Erişim yetkisi kişiye bağlıdır. Bir kişi yalnızca kendisinin taraf olduğu dosyaları görebilir; başkasının dosyasına erişim mümkün değildir. Vekil olarak takip eden avukatlar ayrı bir portal üzerinden, vekâletnameye dayanan yetkileri çerçevesinde erişir.

Nasıl giriş yapılır

Üç yöntem vardır ve bunlar arasında bir öncelik sırası bulunmaz; hangisinin seçileceği, yalnızca görüntüleme mi yoksa işlem mi yapılacağına bağlıdır.

• e-Devlet şifresi: turkiye.gov.tr üzerinden giriş yapılır. Adalet Bakanlığı hizmetleri arasında yer alan dosya sorgulama ekranlarına buradan ulaşılır. Şifre PTT şubelerinden alınabilir.
• Elektronik imza: Nitelikli elektronik sertifika ile giriş yapılır. Görüntülemenin ötesinde işlem yapma yetkisi sağlar.
• Mobil imza: Operatör aracılığıyla temin edilir ve elektronik imzayla benzer yetkiler tanır.

Ayrıca UYAP Vatandaş adıyla bir mobil uygulama bulunur; uygulama üzerinden de aynı sorgulamalar yapılabilir.

Dosya listesinde ne görünür

Giriş yapıldığında kişinin taraf olduğu dosyalar listelenir. Liste genellikle şu bilgileri içerir.

• Dosyanın bulunduğu birim, yani mahkemenin veya icra dairesinin adı
• Esas numarası ve dosya türü
• Dosyadaki sıfat, yani davacı, davalı, alacaklı, borçlu, müşteki, şüpheli
• Dosya durumu: derdest, karara çıkmış, kapalı, arşivlenmiş
• Varsa duruşma günü ve saati

Buradan bir dosya seçildiğinde ayrıntı ekranına geçilir. Ayrıntıda tarafların listesi, vekiller, dava konusu, açılış tarihi ve dosyanın işlem geçmişi yer alır.

Safahat: dosyanın geçmişi

Safahat, dosyada bugüne kadar yapılmış işlemlerin tarih sırasıyla dizilmiş listesidir. Dosyanın hangi aşamada olduğunu anlamanın en doğrudan yolu budur.

Safahatta sık görülen kayıtlar şunlardır.

• Tevzi ve tensip: Dosyanın mahkemeye dağıtılması ve hâkimin ilk ara kararı. Tensip zaptında hangi işlemlerin yapılacağı ve ilk duruşma günü yazar.
• Tebligat çıkarılması ve tebligat parçasının dönmesi
• Cevap dilekçesi, cevaba cevap ve ikinci cevap dilekçelerinin sunulması
• Ön inceleme duruşması
• Müzekkere yazılması ve gelen cevaplar
• Bilirkişi görevlendirilmesi, rapor sunulması, rapora itiraz
• Duruşma tutanakları
• Karar ve gerekçeli kararın yazılması
• Kanun yolu başvurusu ve dosyanın bölge adliye mahkemesine gönderilmesi

Safahat kayıtları neyi anlatır

Kayıtların tarihleri, dosyanın neden beklediğini de gösterir. Birkaç örnek bu okumayı somutlaştırır.

Bir müzekkerenin yazıldığı görülüyor ancak cevabının döndüğüne dair kayıt yoksa, dosya büyük olasılıkla dış kurumdan bilgi beklemektedir. Duruşma gününün ileri bir tarihe verilmesi çoğu kez bu beklemeyle ilgilidir.

Bilirkişi raporunun sisteme yüklendiği görülüyorsa, sonraki aşama rapora itiraz süresidir. Ancak bu süre raporun sisteme yüklendiği tarihten değil, tebliğinden ya da mahkemenin duruşmada verdiği süreden işler.

Dosya durumunun karar olarak görünmesi de tek başına yeterli bilgi vermez. Kısa kararla gerekçeli karar farklı belgelerdir ve kanun yolu süresi kural olarak gerekçeli kararın tebliğiyle işlemeye başlar.

Tensip zaptında yer alan kesin süreler, safahatın en çok gözden kaçan kalemidir. Delil listesi sunulması, tanık listesinin bildirilmesi ya da gider avansının tamamlanması için verilen kesin sürelerin kaçırılması, o işlemi yapma hakkını ortadan kaldırır.

Hangi belgeler görülebilir

Taraf sıfatıyla erişilen hukuk dosyalarında dilekçeler, duruşma tutanakları, bilirkişi raporları, müzekkere cevapları ve kararlar görüntülenebilir. Belgeler çoğunlukla doğrudan açılır; bazı belge türleri için UYAP Editör programının kurulu olması gerekebilir.

Her belge her zaman görünmez. Başlıca sınırlar şunlardır.

• Ceza soruşturma dosyalarında kısıtlama kararı verilmişse, kısıtlama süresince dosya içeriği görüntülenemez.
• Henüz hâkim havalesi yapılmamış ya da sisteme işlenmemiş evrak listede yer almaz.
• Bazı dosya türlerinde gizlilik kararı verilmiş olabilir.
• Tarafı olunmayan dosyalara erişim yoktur.

Bir belgenin sistemde görünmemesi, o belgenin dosyada bulunmadığı anlamına gelmez. Sistemdeki görüntünün eksik olduğu düşünülüyorsa kalemden dosya incelemesi talep edilebilir.

İcra dosyalarının takibi

İcra dosyaları da aynı sistemden izlenir. Borçlu sıfatıyla giriş yapan kişi hakkında başlatılmış takipleri görebilir; alacaklı sıfatıyla ise kendi dosyasının aşamasını izler.

İcra dosyalarında görüntülenebilecek başlıca bilgiler şunlardır.

• Takibin türü: ilamlı, ilamsız, kambiyo senetlerine özgü, rehnin paraya çevrilmesi
• Takip tarihi, alacak miktarı ve güncel borç hesabı
• Ödeme emrinin tebliğ durumu
• İtiraz edilip edilmediği, takibin kesinleşip kesinleşmediği
• Haciz işlemleri, kıymet takdiri, satış aşamaları
• Yapılan ödemeler ve reddiyat kayıtları

Ödemeler de elektronik ortamda yapılabilir. Sistem üzerinden dosya borcu ödendiğinde makbuz aynı ekrandan alınabilir. Borçlu bakımından bu ekranların düzenli izlenmesi, kıymet takdirine ya da satış ilanına karşı tanınan kısa şikâyet sürelerinin kaçırılmaması için önemlidir.

Elektronik satış portalı

İcra dosyalarındaki satış işlemleri ayrı bir portal üzerinden yürür. Taşınır ve taşınmaz satış ilanları bu portalda görüntülenir ve elektronik ortamda teklif verilebilir. Satışların elektronik ortamda yapılmasına ilişkin düzenleme, 7343 sayılı Kanun'la İcra ve İflas Kanunu'nda yapılan değişiklikle getirilmiştir.

Portalda ilan metni, kıymet takdiri raporu, taşınmazın tapu kaydı ve varsa muhdesat bilgileri yer alır. Teklif verebilmek için önceden teminat yatırılması ve elektronik imza ya da e-Devlet kimlik doğrulaması gerekir. İhaleye katılmayı düşünen kişinin, ilanda gösterilen artırma günlerini ve teminat yatırma son tarihini portaldan izlemesi gerekir.

Ceza dosyalarında durum

Ceza dosyalarında erişim hukuk dosyalarına göre daha sınırlıdır. Soruşturma aşamasında dosya, kural olarak şüpheli ve müdafi ile mağdur ve vekili tarafından incelenebilir. Ancak soruşturmanın amacını tehlikeye düşürebilecek hâllerde savcılığın talebi üzerine hâkim kararıyla inceleme yetkisi kısıtlanabilir. Kısıtlama kararı bulunan dosyalarda elektronik görüntüleme de mümkün olmaz.

Kovuşturma aşamasında, yani iddianame kabul edilip dava açıldıktan sonra kısıtlama kural olarak kalkar ve dosya içeriği görüntülenebilir hâle gelir. Bu aşamada duruşma günleri, iddianame, tutanaklar ve karar sistemden izlenebilir. Kararların infaz aşamasına ilişkin bazı bilgiler de e-Devlet üzerinden sorgulanabilir.

Duruşmaya elektronik ortamda katılım

Hukuk Muhakemeleri Kanunu'nun 149. maddesi, aynı anda ses ve görüntü nakledilmesi yoluyla duruşmaya katılımı düzenler. Maddenin birinci fıkrası şöyledir:

Mahkeme, taraflardan birinin talebi üzerine talep eden tarafın veya vekilinin, aynı anda ses ve görüntü nakledilmesi yoluyla bulundukları yerden duruşmaya katılmalarına ve usul işlemleri yapabilmelerine karar verebilir. Tanık, bilirkişi ve uzman bakımından mahkeme bu yola kendiliğinden de başvurabilir.

Tarafların üzerinde serbestçe tasarruf edemeyecekleri dava ve işlerde ilgililerin bu yolla dinlenmesine mahkeme resen karar verebilir. Ayrıca fiilî engel veya güvenlik sebebiyle duruşmanın il sınırları içinde başka bir yerde yapılmasına karar verilmesi de mümkündür.

Bu imkân her dosyada ve her talep üzerine otomatik olarak tanınmaz. Mahkemenin uygun görmesi ve teknik altyapının bulunması gerekir. Talebin duruşma gününden makul bir süre önce yapılması, gerekli hazırlığın tamamlanması bakımından önemlidir. Başka şehirdeki tanığın bu yolla dinlenmesi, talimat yoluyla dinleme için harcanan süreyi belirgin biçimde kısaltır.

Harç, gider avansı ve dosyanın işlemden kaldırılması

Sistem üzerinden dava açılırken ödenecek harçların hesaplanması mümkündür. Dava değeri girildiğinde başvurma harcı, karar ve ilam harcının peşin kısmı ve gider avansı gibi kalemler görüntülenir.

Gider avansının yargılama sırasında yetersiz kaldığı anlaşılırsa mahkeme tamamlama muhtırası gönderir ve bunun için 2 haftalık kesin süre verir. Tamamlama da elektronik ortamda yapılabilir.

Süreye uyulmamasının sonucu ağırdır. Kanun'un 150. maddesi bu sonucu açıkça düzenler:

İşlemden kaldırıldığı tarihten başlayarak üç ay içinde yenilenmeyen davalar, sürenin dolduğu gün itibarıyla açılmamış sayılır ve mahkemece kendiliğinden karar verilerek kayıt kapatılır.

Taraflar duruşmaya gelmez ya da davayı takip etmeyeceklerini bildirirse dosyanın işlemden kaldırılmasına karar verilir. İşlemden kaldırılan dava, bu tarihten itibaren 3 ay içinde yenilenebilir; 1 ay geçtikten sonra yapılan yenilemede yeniden harç alınır ve bu harç karşı tarafa yüklenemez. 3 ay içinde yenilenmeyen dava açılmamış sayılır. Bir dava, ilk yenilemeden sonra bir defadan fazla takipsiz bırakılamaz.

Bu nedenle safahattaki muhtıra ve kesin süre kayıtlarının izlenmesi, dosyanın sürdürülebilmesi bakımından belirleyicidir. Dosya sonuçlandığında kullanılmayan gider avansının iadesi de sistem üzerinden talep edilebilir; iade bildirilen banka hesabına yapılır.

Elektronik imzayla yapılabilenler

Yalnızca e-Devlet şifresiyle giriş yapıldığında kural olarak görüntüleme yapılabilir. Elektronik imza veya mobil imza bulunan kişiler daha geniş işlem yapabilir.

• Dava açma ve dosyaya dilekçe sunma
• Harç ve gider avansı ödeme, avans tamamlama
• İcra takibi başlatma ve talep gönderme
• Dosya kopyası veya suret talebi
• Hesaplanan harçların ön görüntüsünü alma

Elektronik ortamda sunulan dilekçenin sisteme kaydedildiği tarih, sunum tarihi olarak kabul edilir. Bu, sürenin son gününde yapılan başvurular bakımından önemlidir. Bununla birlikte sistem yoğunluğu ve teknik aksaklık ihtimali dikkate alınarak işlemin son güne bırakılmaması yerinde olur.

Tebligat sistemiyle ilişkisi

UYAP ile elektronik tebligat sistemi farklı sistemlerdir. Tebligatlar Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi üzerinden yürür ve bu sistem Posta ve Telgraf Teşkilatı Anonim Şirketi tarafından işletilir. Elektronik tebligat kutusu e-Devlet üzerinden görüntülenebilir.

Bu ayrım pratik bir sonuç doğurur: UYAP'ta bir kararın yazıldığını görmek, o kararın tebliğ edildiği anlamına gelmez. Kanun yolu süreleri tebligata bağlıdır. Elektronik tebligatın ne zaman yapılmış sayılacağına ve sürenin hangi anda başlayacağına ilişkin kurallar, tebligat usulünü konu alan yazıda ayrıntılı olarak ele alınmıştır.

Dosya sonuçlandıktan sonra

Karar verilmesi dosyanın kapandığı anlamına gelmez. Karardan sonra gerekçeli kararın yazılması, taraflara tebliği, kanun yolu süresinin geçmesi ve gerekirse kanun yolu incelemesi aşamaları gelir.

Bu aşamalar da safahattan izlenebilir. Dosyanın bölge adliye mahkemesine ya da Yargıtay'a gönderildiği, esas numarasıyla birlikte kayda geçer. İnceleme sonrası dosya ilk derece mahkemesine döner ve bu dönüş de listede görünür.

Kesinleşen kararlar için kesinleşme şerhli suret talep edilebilir; talep sistem üzerinden iletilebileceği gibi kalemden de yapılabilir. Kesinleşmenin ne zaman gerçekleştiği ve şerhin hangi işlemler için arandığı, istinaf ve temyiz yollarını konu alan yazıda açıklanmıştır.

Sistemin göstermediği şeyler

Elektronik takip güçlü bir araçtır, ancak birkaç sınırı vardır.

Sistemdeki bilgi işlemin özetidir; hukuki değerlendirmenin yerine geçmez. Bir kaydın hangi sonucu doğurduğu, çoğu kez kaydın kendisinden değil dosyanın bütününden anlaşılır.

Süreler sistemden değil, tebligattan ve mahkemenin verdiği kesin sürelerden hesaplanır. Ekranda bir sayaç bulunmaması, sürenin işlemediği anlamına gelmez.

Vekille takip edilen dosyalarda taraf kendi erişimini sürdürebilir. Bu erişim, vekile yapılan tebligatların ve verilen sürelerin ayrıca izlenmesi gereğini ortadan kaldırmaz.

Eski tarihli bazı dosyaların kayıtları, sistemin yaygınlaşmasından önceki döneme ait olduğu için eksik görünebilir.

Kişisel verilerin korunması

Sistem kimlik bilgileri, adres, mali durum ve sağlık verisi gibi bilgileri barındırır. Erişim yetkisi bu nedenle kişi bazında sınırlandırılmıştır ve her sorgulama kayıt altına alınır.

Görüntülenen belgelerin üçüncü kişilerle paylaşılması, dosyada yer alan başka kişilerin verilerini de ilgilendirir. Duruşma tutanağının ya da bilirkişi raporunun sosyal medyada paylaşılması gibi davranışlardan kaçınılması yerinde olur.

Giriş bilgileri kişiseldir. e-Devlet şifresi, elektronik imza parolası ve mobil imza bilgileri paylaşılmamalıdır.

Sık yapılan hatalar

• Dosyanın listede görünmemesini sistem arızası sanmak. Dosya henüz kaydedilmemiş, taraf kaydı eksik girilmiş ya da kimlik numarası hatalı işlenmiş olabilir; bu durumda ilgili kaleme başvurulması gerekir.
• Belgenin açılmamasını dosyada belge bulunmadığı biçiminde yorumlamak. Tarayıcı ayarı, görüntüleyici program eksikliği ya da belge biçimi de aynı sonucu doğurur.
• Dosya durumunun karar olarak görünmesini kesinleşme sanmak. Kesinleşme için kanun yolu sürelerinin geçmesi ya da incelemenin tamamlanması gerekir.
• Duruşma gününün değişmeyeceğini varsaymak. Duruşma günleri güncellenebilir; tarihin duruşma öncesinde yeniden kontrol edilmesi uygun olur.
• Kararın sistemde göründüğü tarihi süre başlangıcı saymak. Süreyi başlatan usulüne uygun tebligattır.
• Ekran görüntüsü ya da çıktı almadan işlem yapmak. Bir işlemin hangi tarihte yapıldığı sonradan tartışma konusu olabileceğinden bu kayıtların saklanması yararlıdır.